Ochrona danych osobowych to dziś coś więcej niż obowiązek.
Od momentu wejścia w życie RODO przedsiębiorcy przyzwyczaili się do nowych obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Powstały rejestry czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, procedury oraz dokumentacja związana z ochroną danych. Jednak wraz z rozwojem technologii i coraz większą liczbą cyberzagrożeń samo spełnienie wymagań RODO często nie jest już wystarczające.
Klienci, partnerzy biznesowi i instytucje publiczne coraz częściej oczekują potwierdzenia, że organizacja nie tylko przestrzega przepisów, ale również posiada skuteczny system zarządzania prywatnością. Właśnie dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszy się norma ISO 27701.
Czym jest ISO 27701?
ISO 27701 to międzynarodowa norma rozszerzająca wymagania systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z ISO 27001 o obszar zarządzania informacjami dotyczącymi prywatności (Privacy Information Management System -PIMS).
Norma określa, w jaki sposób organizacja powinna zarządzać danymi osobowymi, minimalizować ryzyko naruszeń oraz wykazywać zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony prywatności.
W praktyce oznacza to uporządkowanie procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz ich skuteczne monitorowanie.
Czy ISO 27701 zastępuje RODO?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań.
Odpowiedź brzmi: nie.
RODO jest aktem prawnym obowiązującym wszystkie organizacje przetwarzające dane osobowe mieszkańców Unii Europejskiej. Natomiast ISO 27701 jest dobrowolną normą, która pomaga uporządkować sposób realizacji obowiązków wynikających z przepisów.
Można powiedzieć, że RODO określa co należy zrobić, a ISO 27701 pokazuje jak skutecznie tym zarządzać.
Jakie korzyści daje wdrożenie ISO 27701?
Największą zaletą normy jest systemowe podejście do ochrony danych osobowych.
Organizacja zyskuje między innymi:
– uporządkowane procesy przetwarzania danych,
– lepszą kontrolę nad ryzykiem,
– większą przejrzystość odpowiedzialności,
– łatwiejsze przygotowanie do kontroli,
– wzrost zaufania klientów,
– większą wiarygodność wobec partnerów biznesowych,
– łatwiejsze wykazanie zgodności z przepisami.
Coraz częściej duże przedsiębiorstwa wymagają od swoich dostawców stosowania uznanych standardów bezpieczeństwa i ochrony prywatności. Certyfikat ISO 27701 może więc stanowić istotną przewagę konkurencyjną.
Kto powinien wdrożyć ISO 27701?
Norma sprawdzi się praktycznie w każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe.
Najczęściej wdrażają ją:
– firmy informatyczne,
– software house’y,
– centra usług wspólnych,
– firmy outsourcingowe,
– podmioty medyczne,
– kancelarie prawne,
– biura rachunkowe,
– instytucje finansowe,
– firmy e-commerce,
– przedsiębiorstwa świadczące usługi w modelu SaaS.
Szczególnie duże korzyści osiągają organizacje, które przetwarzają dane swoich klientów na dużą skalę lub współpracują z zagranicznymi kontrahentami.
ISO 27001 i ISO 27701 -dlaczego warto wdrażać je razem?
ISO 27701 jest rozszerzeniem normy ISO 27001. Oznacza to, że organizacja posiadająca System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji może stosunkowo łatwo rozbudować go o zarządzanie prywatnością.
Takie rozwiązanie pozwala uniknąć prowadzenia dwóch niezależnych systemów i znacząco ogranicza koszty utrzymania dokumentacji oraz audytów.
Dodatkowo oba standardy wzajemnie się uzupełniają.
ISO 27001 koncentruje się na bezpieczeństwie informacji, natomiast ISO 27701 rozwija ten system o wymagania dotyczące danych osobowych i ochrony prywatności.
Najczęstsze błędy firm
Podczas wdrażania zasad ochrony danych przedsiębiorstwa często popełniają podobne błędy.
Do najczęściej spotykanych należą:
– traktowanie RODO wyłącznie jako dokumentacji,
– brak regularnej analizy ryzyka,
– nieaktualne rejestry czynności przetwarzania,
– niewystarczające szkolenia pracowników,
– brak procedur zarządzania incydentami,
– niekontrolowane udostępnianie danych dostawcom,
– brak okresowych audytów.
Wdrożenie ISO 27701 pomaga uporządkować wszystkie te obszary i wprowadzić mechanizmy ciągłego doskonalenia.
Jak wygląda wdrożenie ISO 27701?
Proces wdrożenia rozpoczyna się od analizy obecnego sposobu zarządzania danymi osobowymi.
Następnie przeprowadzana jest analiza luk oraz identyfikacja obszarów wymagających zmian.
Kolejne etapy obejmują:
– opracowanie dokumentacji,
– aktualizację analizy ryzyka,
– wdrożenie procedur,
– szkolenie pracowników,
– audyt wewnętrzny,
– przegląd zarządzania,
– przygotowanie do certyfikacji.
Dzięki odpowiedniemu planowaniu większość organizacji może przeprowadzić wdrożenie bez zakłócania swojej bieżącej działalności.
Dlaczego warto wdrożyć normę już teraz?
Rosnące wymagania klientów, rozwój usług cyfrowych oraz coraz większa liczba cyberataków powodują, że ochrona danych osobowych staje się jednym z kluczowych elementów budowania zaufania do firmy.
Organizacje posiadające certyfikowany system zarządzania prywatnością łatwiej zdobywają nowych klientów, lepiej radzą sobie podczas audytów kontrahentów oraz skuteczniej ograniczają ryzyko naruszeń danych.
ISO 27701 nie jest jedynie kolejnym certyfikatem. To praktyczne narzędzie wspierające bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie informacjami.
RODO pozostaje podstawą ochrony danych osobowych, jednak coraz więcej organizacji dostrzega potrzebę wdrożenia rozwiązań systemowych. ISO 27701 pozwala uporządkować procesy, zwiększyć bezpieczeństwo informacji i wykazać zgodność z wymaganiami dotyczącymi prywatności.
To inwestycja, która przekłada się nie tylko na ograniczenie ryzyka, ale również na budowanie przewagi konkurencyjnej oraz zaufania klientów.
Chcesz sprawdzić, czy Twoja organizacja jest gotowa do wdrożenia ISO 27701? Skontaktuj się z nami. Pomożemy przeprowadzić analizę, przygotować dokumentację oraz wdrożyć system zarządzania prywatnością dopasowany do potrzeb Twojej firmy.